Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.
В нашей стране трудовые книжки появились в 1918 году и поначалу были всего лишь экспериментом. А в некоторых европейских странах и в США документы подобного типа начали использовать еще с конца XVIII века, и их история уже успела подойти к концу. Теперь понятия «трудовая книжка» там не существует и от кандидатов ждут резюме и характеристики с предыдущего места работы. В нашей стране давно обсуждалась и разрабатывалась концепция перехода с бумажных на электронные трудовые книжки.
Итак, свершилось. С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек.
Что изменилось?
- С 01 января 2020 года в базе данных Пенсионного фонда в электронном виде хранится вся информация о трудовой деятельности (прием, увольнение, получение новой квалификации и т. д.) и кадровых изменениях;
- С 2021 года для всех, впервые устроившихся на работу, будут формироваться только электронные трудовые книжки;
- Если у Вас есть бумажная трудовая книжка, то перевести на электронную трудовую книжку можно только с Вашего согласия;
- Владельцам бумажных трудовых книжек необходимо принять решение (отказаться от ее дальнейшего ведения или продолжить) в срок до 31 декабря 2020 года;
- В случае отказа от ведения бумажной трудовой книжки в ней делается запись о переходе на электронную трудовую книжку;
- В случае сохранения бумажного варианта трудовой книжки Вы имеете право на оба формата и бумажная трудовая книжка ведется наравне с электронной;
- До 31 октября 2020 года Работодатель должен уведомить Вас о предоставленной возможности сделать выбор о формате трудовой книжки.
Что нужно сделать владельцу бумажной трудовой книжки, если выбор в отношении формата трудовой книжки сделан?
- Написать заявление Работодателю и сообщить о принятом решении, касающемся дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки.
- В случае отказа от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки, вы получаете ее на руки.
- В случае сохранения бумажной трудовой книжки она остается у Работодателя до момента увольнения.
Важно:
Если вы не заявили о принятом решении, то по умолчанию выбирается вариант с сохранением бумажной трудовой книжки, и работодатель ведёт и бумажную, и электронную трудовые книжки.
Что же должен сделать работодатель?
- Уведомить сотрудников до 31 октября 2020 года о предоставленной возможности сделать выбор о формате трудовой книжки;
- Сообщить о сроке, в течение которого ждет от сотрудников заявлений о выборе формата трудовой книжки (до 31 декабря 2020 года);
- Согласно полученным заявления подготовить и представить в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с указанием выбранного Вами формата трудовой книжки;
- В случае отсутствия заявления — вести трудовую книжку как на бумаге так и электронно.
Каким образом в базу данных Пенсионного фонда поступает информация о трудовой деятельности и кадровых изменениях?
С 1 января 2020 Работодатель представляет в Пенсионный фонд отчетность СЗВ-ТД в форме электронного документа.
В этой отчетности представляется информация по каждому работнику: о трудовой деятельности, кадровых изменениях и выборе формата ведения трудовой книжки.
Используя данные этой отчетности Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, на основании которых Вам в будущем будет назначена пенсия.
А что в дальнейшем будет с бумажной трудовой книжкой?
Оформленная бумажная трудовая книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной.
Вам нужно будет ее хранить так как в ней зафиксирована трудовая деятельность и кадровые изменения до 01 января 2020 года. А в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 01 января 2020 года.
Что выдается при увольнении?
- При использовании бумажного формата трудовой книжки.
- Выдается на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день.
- При использовании электронного формата трудовой книжки. Предоставляется работнику форма СТД-Р, в которой отражены данные о трудовой деятельности и стаже. Можно получить форму СТД-Р в электронном формате (при согласии работника), заверенную усиленной квалифицированной цифровой подписью Работодателя.
Где получить данные электронной трудовой книжки для представления потенциальному работодателю?
- У последнего работодателя;
- В ПФР;
- В личном кабинете ПФР;
- В МФЦ;
- На портале госуслуг.
Какая информация содержится в электронной трудовой книжке:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
В чём плюсы электронных трудовых книжек?
- Легче предоставить документы при приеме на работу, в том числе при устройстве на работу удаленно;
- Исключение риска потери сведений и обеспечение сохранности данных о трудовой деятельности, квалификациях и кадровых изменениях гарантируемая ПФ;
- Возможность подтверждения трудовой деятельности и/и ли кадровых изменений при использовании электронных трудовых книжек без бумажной волокиты;
- Возможность самостоятельного контроля работником за полнотой и своевременностью сведений, подаваемых работодателем;
- Дальнейшее расширение возможностей использования госорганами данных электронных трудовых книжек, например для оформления загранпаспорта и других госуслуг;
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
- Отказ от использования бумаги, сохранение деревьев.
Если у вас возникли дополнительные вопросы по оформлению электронных трудовых книжек, мы с радостью на них ответим.