Если ввести в поисковой системе запрос о том, что такое локальные нормативные акты, то можно увидеть, что под локальными актами чаще всего понимают документы, регулирующие трудовые взаимоотношения. Сам термин «локальные нормативные акты» нашел свое закрепление только в трудовом законодательстве, поэтому многие организации ограничиваются составлением правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда и т.д. Когда человек устраивается на работу, ему дают увесистую папку с документами и просят подписать лист ознакомления, содержащий перечень этих документов. Как правило, это делается для того, чтобы требования трудового законодательства формально были соблюдены.
Достаточно ли этой папки для того, чтобы регулировать жизнь организации? Можно ли принимать локальные акты в других сферах деятельности, не только в трудовой? Или это излишне усложняет жизнь организации и работников?
Что такое локальный акт?
Локальный нормативный акт организации (или просто локальный акт) – это любой документ, содержащий правила поведения в рамках одной организации. Поэтому он и локальный, то есть местный.
Любая организация рано или поздно сталкивается с необходимостью унифицировать бизнес-процессы, подчинить их единой логике. Например, когда у организации возрастает количество договоров, договоры перестают быть типовыми, согласовывать их в хаотичном порядке становится не эффективно. Появляется положение о договорной работе. Это локальный акт, который регулирует то, как, кто, в каких пределах и в какие сроки принимает решение о заключении договора. Потом в организации появляются проблемы с возмещением НДС из-за того, что когда-то была заключена сделка с сомнительным контрагентом. Появляется регламент проверки контрагентов. Далее появляются иностранные контрагенты и начинают требовать странного: показать им антикоррупционную политику, документ о том, что в компании не используется рабский труд и т.п.
Как происходит разработка локальных нормативных актов?
Из-за того, что локальные акты принимаются хаотично, разрабатываются буквально «на коленке», под ситуацию, они часто противоречат нормативам, содержащимся в других документах, а иногда и содержат скрытые противоречия сами в себе.
Для того, чтобы избежать таких проблем, и для того, чтобы внутренняя жизнь организации изначально стремилась к порядку, необходимо заранее определить круг необходимой документации и постепенно, коллективными усилиями, ее разрабатывать. Но для начала желательно разработать и ввести в действие локальный акт, определяющий непосредственно порядок разработки локальных нормативных актов, их утверждения и ознакомления работников с ними.
Как правило, разработка локальных нормативных актов начинается с прорисовки бизнес-процессов. Уже на этом этапе можно наглядно представить себе порядок взаимодействия подразделений организации, порядок принятия решений, увидеть «слепые пятна». Далее этот порядок обсуждается, в него вносятся необходимые изменения, после чего специалист, ответственный за разработку локальных нормативных актов, приступает к составлению документа. Поручать составление локальных актов желательно одному специалисту, который будет делать это в соответствии с единой структурой, использовать одну и ту же терминологию, применять одну и ту же логику, грамотно вносить перекрестные ссылки.
Виды локальных актов
Локальные акты могут подразделяться на уровни: положения, регламенты, рабочие инструкции и т.д. Но это не всегда обязательно. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации. Регламент конкретизирует отдельные вопросы, например, определяет порядок работы аттестационной комиссии. Инструкция – более конкретный документ, она устанавливает последовательность действий по осуществлению определенного вида работ, например работ по проектированию сложных технических систем.
В зависимости от сферы деятельности организации, количество локальных актов может доходить до сотен – например, в научно-образовательных организациях, банках, фармацевтических предприятиях, международных компаниях.
Кстати, работодатели, являющиеся микропредприятиями, вправе полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового законодательства.
Структура локальных актов
Обязательных требований к структурированию локальных актов не существует. Как правило, локальный акт содержит в себе, во-первых, вводную часть, описывающую задачи такого акта, сферу его применения и круг лиц, на которых он распространяется, и, во-вторых, основную часть, которая описывает правила поведения в той или иной ситуации, раскрывает их суть. Внутреннее содержание локальных актов полностью зависит от целей, которые компания преследует при их составлении.
Очень важно в начале документа дать определения всем терминам, которые будут в нем использованы. Во избежание недопониманий, при согласовании локальных актов желательно приводить в соответствие все термины и определения. Не стоит, например, употреблять термин «приказ» в одном положении, а в другом такой же документ называть «распоряжение», либо называть «комитет» «комиссией» в рамках одного и того же документа.
Ознакомление с локальными актами
После создания локальных актов важно ознакомить с ними работников. Как правило, работники не слишком любят вникать в тексты актов, поэтому для того, чтобы ознакомление не было простой формальностью, рекомендуется проводить тренинги. В ходе тренингов работники получают наглядную информацию, имеют возможность задавать вопросы, и с удовольствием этой возможностью пользуются. В таком случае можно быть уверенным, что работники проникнутся серьезностью документа, и с реализацией его положений на практике не возникнет больших сложностей.
